Dokumentumkezelés menü

A dokumentumkezelés menüben található menüpontok a hozzájuk kapcsolódó funkcionalitásokkal egy-egy dokumentum teljes életciklusát - annak rögzítésétől egészen az archiválásáig - végig követik.

Dashboard

A Dashboard a napi dokumentumkészítési feladatok ellátásához szükséges legfontosabb funkciók gyors és egyszerű elérését szolgálja. Iktassa beérkező dokumentumait, adjon ki dokumentumkészítési feladatokat, kövesse nyomon aktuális dokumentumokhoz kapcsolódó feladatait!

A Dashboardon elérhető főbb funkciók:

• Dokumentumok gyors iktatása

• Feladatok kiadása

• Egyéni munkalista

• Dokumentumok gyors keresése

Dokumentumlista

A TriDoc-ban rögzített dokumentumokat a hozzájuk tartozó főbb metaadatokkal a dokumentumlista segítségével tudjuk megjeleníteni. A listát különböző paraméterek alapján szűrhetjük, majd igény szerint egyetlen gomb lenyomásával kinyomtathatjuk, vagy exportálhatjuk.

Csoportosan szeretné dokumentumait véglegesíteni, jóváhagyni, elutasítani, vagy a rendszerből törölni? A listából a megfelelő dokumentumok kijelölésével egyszerre akár több tucat dokumentumon is elvégezheti ezeket a műveleteket.

Dokumentum iktatás

Céges dokumentumainak a TriDocba történő iktatásakor egy dokumentum kartont hozunk létre, melyen rögzítésre kerül az összes a dokumentumhoz kapcsolódó metaadat. Tárolja egy-egy dokumentumának akár több verzióját is annak dokumentum kartonjában, majd kövesse nyomon a rögzített verziókat a dokumentum történet segítségével.

Háromszintű verzionálás: ATriDoc rendszer minden behelyezett állományt egy háromszintű verziószámmal lát el, amelyet vagy a felhasználó ad meg, vagy a rendszer maga generál. Mindkét esetben garantált, hogy a legutóbbi verziónál nagyobb verziószámmal kerül rögzítésre a dokumentum.

Dokumentumok összekapcsolása: Kapcsolja össze logikailag összefüggő dokumentumait. Iktatott szerződéseihez kapcsoljon teljesítési igazolásokat, átvételi jegyzőkönyveket, kiállított számlákat!

Csoportmunka támogatás: A TriDoc rendszer a csoportmunka során ügyel arra, hogy az adott dokumentumon ne történjen konkurens szerkesztés, valamint a csoportmunka minden pontján nyomon tudjuk követni, hogy az adott pillanatban kinek a szerkesztése alatt áll a dokumentum.

Egyedi dokumentum típusok és kategóriák: Hozzon létre egyedi dokumentum típusokat és kategóriákat cége igényeinek megfelelően! Alakítsa ki cége egységes dokumentációs rendjét!

Jóváhagyási folyamatok

Definiáljon egyedi jóváhagyási folyamatokat különböző dokumentum típusaihoz! Adja meg mely munkatársaknak és milyen sorrendben kell jóváhagynia az adott dokumentumtípusokat.

A jóváhagyási útvonal lehet soros, párhuzamos, vagy ezek keveréke, ahol a párhuzamos ágaknál külön megadhatjuk, hogy mindegyik felelősnek jóvá kell-e hagynia a dokumentumot. Az adott munkafolyamathoz határidő rendelhető, amelynek lejárta után automatikus figyelmeztetés generálódik az előzetesen megadott személynek és az ő felettesének.

A haladó jóváhagyás segítségével jóváhagyási folyamataiban tetszőleges jóváhagyási szinten tetszőleges jóváhagyót tud meghatározni.

Jóváhagyási feladataim

Kövesse nyomon jóváhagyási munkalistáján aktuális jóváhagyási feladatait. Tekintse meg mely dokumentumok várakoznak a jóváhagyására, illetve melyek értékelésével van már késésben.

A listában szereplő jóváhagyandó dokumentumok alapadatait, a csatolt fájlokat valamint a többi felhasználó által leadott értékeléseket egy kattintással megtekinthetjük, majd akár azonnal értékelhetjük is a kiválasztott dokumentumot.

Dokumentum történet

Szeretné tudni, hogy az elmúlt hónapban hány dokumentumot utasítottak el/ hagytak jóvá kollégái?

A dokumentum történet segítségével minden rögzített dokumentum kartonhoz vagy verzióhoz kapcsolódó megjelenítés, módosítás, zárolás vagy feloldás, jóváhagyás vagy elutasítás megjeleníthető. A különböző naplózási események dátumhoz, felhasználóhoz, projekthez vagy akár dokumentum kategóriákhoz kötötten jeleníthetők meg.

Ha egy dokumentum kartonjáról érkezünk erre a menüpontra a listaképernyőn az adott dokumentum részletes történetét tekinthetjük meg.

A különböző feltételek alapján szűrt naplózási tételeket igény esetén exportálhatjuk a rendszerből.

Archívum - Keresés

A TriDoc rendszerben biztonságosan és nyomon követhető formában tudja tárolni elektronikus dokumentumait és az azokhoz tartozó információkat. A több évig megőrzendő dokumentumok biztonságát a TriDoc adatbázis alapú technológiája garantálja.

A rögzített dokumentumkartonokhoz tartozó különböző verziók azok legfontosabb információi alapján a TriDoc dokumentum archívumában egyszerűen és gyorsan kikereshetők.

Dokumentum statisztikák

Legyen mindig naprakész a cégénél elkészített és rögzített dokumentumokhoz kapcsolódó legfőbb mutatókkal kapcsolatban a TriDoc beépített statisztikái segítségével.

A TriDoc rendszerben található alapstatisztikák:

• Új dokumentumok száma - A rendszerbe újonnan felvitt dokumentumok és dokumentum verziók számának alakulása havi bontásban.

• Összes dokumentum száma - A rendszerbe felvitt összes dokumentum és dokumentum verzió számának alakulása havi bontásban.

• Átlagos várakozási idő kategóriák szerint - A dokumentumok átlagos jóváhagyási illetve elkészítési ideje dokumentum kategóriák szerint.

• Átlagos várakozási idő felelősök szerint - A dokumentumok átlagos jóváhagyási illetve elkészítési ideje felelősök szerint.